Электронный документооборот с налоговыми органами

Электронный документооборот (ЭДО) давно завоевал признание как эффективный инструмент оперативного ведения бизнеса. Обмен документами между организациями, предпринимателями, налоговыми и иными контролирующими органами, банками  уверенно переходит с бумажного на электронный.

Электронный документооборот - это такой способ организации работы с документами, когда они формируются в электронном виде (без использования бумажных носителей) и передаются по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

Электронный документ (ЭД) - это заверенный электронной подписью обычный doc- или pdf-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Обмен электронными документами проходит через систему оператора ЭДО.

Выбрать оператора ЭДО, одобренного ФНС России, можно на сайте www.nalog.gov.ru - Главная страница/Налогообложение в Российской Федерации/Представление налоговой и бухгалтерской отчётности/ Организации/ операторы Электронного Документооборота.

Преимущества ЭДО очевидны:

- нет необходимости приходить в налоговые органы, так как отчетность в любое время суток может быть отправлена из офиса налогоплательщика (экономия временных затрат);

- не требуется дублирования сдаваемых документов на бумажных носителях;

- сокращение количества технических ошибок (отчетность формируется в утвержденном формате с использованием средств выходного контроля, посредством которого проверяется правильность заполнения полей форм отчетности);

- оперативность обновления форматов представления отчетности (при изменении форм налоговой и (или) бухгалтерской отчетности или введении новых форм отчетности до срока представления отчетности налогоплательщик получает возможность обновить версии форматов в электронном виде);

- гарантия подтверждения доставки документов (возможность в течение суток получить подтверждение выполнения обязательств налогоплательщиком, а также в оперативном режиме посмотреть свою личную карточку, таким образом, нет необходимости ждать актов сверки);

- защита отчетности, представляемой в электронной форме по ТКС, от просмотра и корректировки третьими лицами;

- возможность получения в электронном виде справки о состоянии расчетов с бюджетом, выписки операций по расчетам с бюджетом, перечень налоговой и бухгалтерской отчетности, представленной в налоговую инспекцию, акт сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам, актуальные разъяснения ФНС России по налоговому законодательству а также направить запрос информационного характера в налоговые органы.

Кроме общих преимуществ перед бумажным документооборотом (снижение трудовых, временных и финансовых затрат), у ЭДО есть и другие. Так, он позволяет:

- упорядочить делопроизводство. Система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это происходит по порядку и автоматически;

- отслеживать положение каждого документа. В любой момент времени можно узнать, кто именно работает с документом. Документ нельзя испортить или потерять. Удаленный документ можно восстановить;

- работать с различными версиями документа - при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить, кто и когда вносил в документ изменения;

- работать с документами удаленно в удобное время - при необходимости доступ к системе ЭДО можно организовать через Интернет с любого компьютера из любого региона.

Чтобы электронный документ был юридически значимым, он должен не только соответствовать утвержденным форматам и иметь обязательные реквизиты, но и быть подписан электронной подписью.

Электронная подпись (ЭП) - это информация в электронной форме, которая присоединяется к подписываемому ЭД и используется для определения подписавшего его лица. ЭП гарантирует, что это тот самый неизменный документ в том виде, в котором его отправили.

Усиленная квалифицированная ЭП - это самый защищенный вид электронной подписи. Документ, подписанный квалифицированной ЭП, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ, подписанный собственноручно.

Ее можно получить в аккредитованном в Минкомсвязи удостоверяющем центре в виде документа - сертификата ключа проверки ЭП в электронном виде (его загрузят на вашу USB-флешку или специальную флешку - токен) либо на бумажном носителе.

Выбрать удобный центр можно из списка аккредитованных удостоверяющих центров на сайте Минкомсвязи: digital.gov.ru -> Деятельность -> Государственные услуги -> Государственные услуги Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации -> Аккредитация удостоверяющих центров.

К сведению: ФНС России начинает предоставлять бесплатную услугу по выпуску усиленной квалифицированной ЭП для юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и нотариусов с 01.07.2021 года.

Представление отчетности в электронной форме с применением усиленной квалифицированной ЭП в рамках проводимого ФНС России пилотного проекта (кроме налоговой декларации по НДС и обязательного экземпляра годовой бухгалтерской отчетности) может осуществляться через официальный сайт www.nalog.gov.ru (сервис «Представление налоговой и бухгалтерской отчетности» в разделе «Налоговый учет»).

Для этого создана единая точка приема. Налогоплательщик может сдать свой отчет, находясь в любом месте, имеющем подключение к сети «Интернет».

Федеральная налоговая служба на постоянной основе развивает и совершенствует механизм электронного документооборота с налогоплательщиками. Электронное взаимодействие значительно упрощает исполнение налоговых обязанностей и позволяет улучшить качество ведения предпринимательской деятельности.

Подробную информацию о возможностях ЭДО  можно получить на сайте ФНС России, по телефону Единого контакт-центра 8-800-222-2222, у сотрудников инспекции в операционном зале.